Obecne realia nie tylko nie sprzyjają porzuceniu multitaskingu, ale co gorsza napędzają jego skalę i moc. Począwszy od obowiązków zawodowych przez życie prywatne, nie potrafimy skupić się na jednej rzeczy. Podczas wieczoru z przyjaciółmi co chwilę zerkamy na telefon, na spotkaniu biznesowym kończymy raport, a podczas rozmowy telefonicznej z klientem wysyłamy maila. W efekcie to, co wydaje nam się dobrym zarządzaniem sobą w czasie, to zwyczajny brak skupienia i marnowanie swojej energii. Nie wierzysz? Oto kilka dowodów na to, że wykonywanie wielu zadań w tym samym czasie jest nieskuteczne.

Multitasking nie istnieje

Zamiast wykonywania jednocześnie kilku zadań, w rzeczywistości przełączamy się z jednego na drugie. To tzw. Serial Tasking. Skacząc nieustanne między różnymi obowiązkami nie jesteśmy ani szybsi w ich wykonaniu, ani bardziej efektywni. Amerykańskie badania pokazują, że nasz mózg potrzebuje aż 40% więcej czasu, aby przestawić się z jednego zadania na drugie i z powrotem. Choć proces ten jest przez nas praktycznie nieodczuwalny, to dość spore obciążenie dla skuteczności naszej pracy. Dodatkowo, multitaskingowcy popełniają częściej błędy i są w stanie zapamiętać o wiele mniej informacji niż osoby realizujące jedno zadanie po drugim.

Multitasking to wytwór presji  związanej z wykonywaniem obowiązków w jak najszybszym czasie, przy jednoczesnym zachowaniu dokładności. Jednak jak pokazują badania, wielozadaniowość staje na przeszkodzie jakości i skuteczności pracy.  Alternatywą jest prosty i dobrze nam znany system organizacji czasu.

Ustal cele i priorytety

Każdego dnia po przyjściu do pracy bądź rozpoczynając obowiązki domowe, spisz swoje cele. Weź kartkę i jeden po drugim przelej na papier to, co zamierzasz lub musisz dziś zrobić. Następnym krokiem jest nadanie priorytetów poszczególnym zadaniom. Zastanów się, co spośród nich wymaga szybkiego działania, a co może poczekać na później. Najlepiej zacząć od większego projektu, te mniejsze i mniej znaczące zostawić na później. Miej kartkę przed sobą, to pozwala mieć kontrolę nad planem dnia.

Przerwa dla umysłu i ciała, czyli Pomodoro

Pomocnym sposobem w skupieniu się nad wykonywaną pracą i jednocześnie w znalezieniu czasu na krótki odpoczynek, może okazać się pochodząca z Włoch technika Pomodoro. Jak działa?

  • Potrzebna będzie kartka z wcześniej spisanymi celami i priorytetami, a także zegarek (możesz skorzystać z elektronicznej listy i zegarka w komputerze).
  • Pracę nad zadaniem dzielisz na 25 minutowe bloki, tzw. Pomodoro. Po upływie jednego bloku robisz obowiązkową 5 minutową przerwę.
  • Jeśli zadanie nie wymaga poświęcenia 25 minut, postaraj się dobrać kolejną czynność tak, aby wykorzystać minuty pracy w pełni.
  • Jeśli pracujesz nad projektem, który jest dłuższy (5-7 Pomodoro), skorzystaj z 20-30 minutowej przerwy.
  • Obszerniejsze zadania (powyżej 7 Pomodoro) podziel na mniejsze bloki, po których będziesz mógł oderwać się na chwilę przerwy.

Pozbycie się nawyku wielozadaniowości w świecie, w którym na każdym kroku jesteśmy rozpraszani, nie jest łatwe. Przestawienie się na pracę w pełnym skupieniu na jednym zadaniu może okazać się trudne. Nie zniechęcaj się jednak, ponieważ komfort w postaci lepszej organizacji czasu oraz zwiększenia własnej efektywności, jest na wyciągnięcie ręki.

Źródła: greatist.com, psychologytoday.com, produktywnie.pl

Kopiowanie i wykorzystywanie treści opublikowanych na stronie blastingnews.com bez pisemnej zgody Blasting Sagl zabronione.

#praca #nauka